Survey Monkey 的SaaS 管理之旅始于 2019 年底，当时该公司面临着三重挑战。首先，他们最近收购了两家缺乏集中采购方法的初创公司，这意味着它们增加了 Survey Monkey 本已庞大的技术堆栈的复杂性。与此同时，Survey Monkey 的工程团队正忙于将组织的基础设施升级到云端，同时研究如何利用 SaaS 将公司过渡到混合工作环境。
“它不仅影响了我们的生产服务和工程团队，还影响了我们的业务系统、IT、安全和数据团队，”高级技术类别经理 Jon Alves 在我们SaaSMe 活动最近的一次会议上表示。“我们正在寻找一种解决方案来应对所有这些日益增多的不同挑战。面对这一切，我们看到对额外帮助的需求日益增长。”
作为购买和管理 SaaS 的 Survey Monkey 利益相关者的采购业务合作伙伴，Alves 提出了采用 SaaS 管理平台的商业案例，并最终与 Zylo 合作。
继续阅读，了解 Alves 及其团队如何通过合理化、许可证管理、供应商整合和战略合同谈判来推动成本优化和节约的关键要点。如需了解更多此类故事，请查看我们秋季 SaaSMe 活动的所有点播会议。
迎接 SaaS 管理挑战
1.建立SaaS管理基础
阿尔维斯表示，他的团队首先建立了一个基础，了解了完整的应用程序和供应商列表，然后分析了数据。
“它让我们真正了解谁是我们的主要供应商，并真正依靠他们，”阿尔维斯说。“例如，它可以帮助您了解 Salesforce 也是 Tableau 或 Slack 或其他一些解决方案的所有者。您可以看到整个情况。您不会在采购到付款报告中看到这些单独的行。”
接下来，阿尔维斯利用 Survey Monkey 的实时数据制定政策、流程和来自可口可乐的消息品类管理策略，以消除浪费并实现大幅节约。
“我们能够将申请总数从 2020 年底的 430 个减少到今天的 396 个。这 34 个可能看起来有点奇怪，但我们也引入了许多新技术，”阿尔维斯说。“有一些一对一的交换，还有一些我们添加了几个不同的解决方案，也许只删除了一个。但三年后，我们取消了 222 个申请，总计我们从技术堆栈中消除了约 700 万美元的支出。”
2. 保持内部整洁：整合、优化、合理化
阿尔维斯将下一阶段称为“保持房间整洁”，其中包括对 Survey Monkey 的许可证进行优先排序、合并、优化和合理化。
使用 Zylo 的分类和过滤器，Alves 发现了整合冗余 SaaS 应用程序和功能的机会。具体来说，他说“十大冗余功能”过滤器使整合重复变得无缝。而且由于过滤器实时更新，他继续使用它来发现新下载的应用程序中冗余的内容。
接下来，Alves 利用 Survey Monkey 的许可证使用数据来清手机号码数据除未使用的工具，优化投资，并防止出现额外的搁置软件（未使用的软件）。
“能够使用使用数据来优化这些解决方案，我们可以建议何时不购买额外的许可证，还可以对程序进行更改，从选择退出（团体或组织中的每个人都获得许可证）转变为选择加入（您需要提出请求或满足某些要求才能获得访问权限），”阿尔维斯说。“这些都是成本规避策略，最终可以消除添加额外许可证的需要。”
Alves 使用准确的利用率和定价数据来寻找员工要求的新解决方案的替代方案，并要求利益相关者提供财务理由以添加新工具或许可证。
3. 利用 Zylo 托管服务
2021 年，Alves 的团队采用了Zylo Managed Services，它充当个人SaaS 谈判员，从头到尾管理所有 SaaS 续订。作为 Survey Monkey 团队的延伸，他们的 Zylo 谈判员与内部利益相关者合作，确定范围，了解特定续订的削减或合理规模的需求计划，然后使用数据直接与供应商进行谈判。
“他们管理着我们 39% 的开支，并且能够实现 8% 的总巴西商业名录合同节省，并将年度 SaaS 开支减少 3%。在过去 12 个月中，这 8% 平均为我们节省了超过一百万美元，”Alves 说道。“总的来说，该计划能够发现并实现一些节省，而当我们没有这些资源时，我们觉得这些节省是被忽略的。”
非常积极。”